Restart Verwaltung – Impulse des Open Government Tag 2018

Die Welt um uns herum ist geprägt vom digitalen Wandel. Die stetige Weiterentwicklung der Technik ist dabei nur ein Aspekt. Viel bedeutender ist der gesellschaftliche Wandel, der sowohl Bürgerschaft, Politik, Wirtschaft, als auch uns als Verwaltung gleichermaßen betrifft. Genau diesen Themen nimmt sich der Open Government Tag jährlich wieder an. Design Thinking, Nutzerzentrierung, Mut, Kompetenzen und Talente, Führung, Wir-Gefühl und Menschlichkeit – in unserem Bericht geben wir einige Lösungsansätze:

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Warum ist der Public Sector nicht schon weiter mit der digitalen Transformation?

Gemeinsam mit über 200 Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus Wirtschaft, Politik, Forschung und Verwaltung stellten wir uns auf dem 6. Open Government Tag genau dieser Frage. Besonders wir als öffentlicher Dienst dürfen nicht nur morgen oder übermorgen reagieren. Es gilt, uns den Herausforderungen der Digitalisierung zu stellen, sie aktiv zu gestalten und die Menschen einzubinden und mitzunehmen.

Am 25. Oktober 2018 präsentierten die Speaker unter dem Motto

Restart Verwaltung: gemeinsam. mutig. innovativ.

dazu die neusten Erkenntnisse der Forschung und Best Practices aus der Praxis anderer öffentlichen Organisationen. Mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern diskutierten wir, wie Mut und Innovation gefördert werden kann, um den notwendigen Kulturwandel sowie neue Formen der Zusammenarbeit in den Behörden zu etablieren. 

Open Government Tag 2018

Herausforderungen der Verwaltung in der Digitalisierung

Drei große Herausforderungen der Verwaltung in Zeiten der Digitalisierung stellte der Leiter der IT der Stadt München, Thomas Bönig, in den Fokus:

  • Mehr Bürgerzentrierung
    Es gilt die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger zu erfragen, in das Zentrum des Handelns zu stellen, dadurch eine bessere User Experience zu schaffen und die Online-Services der Verwaltung langfristig attraktiv und zukunftsfähig zu gestalten.
  • Mehr Mut, auszuprobieren – Scheitern ausdrücklich erlaubt
    Aussagen wie „Haben wir schon immer so gemacht“, sind nicht mehr zeitgemäß. Auch die ausgiebige Suche nach den Schuldigen für Fehler, ist ineffektiv. Wir brauchen mehr Offenheit, flexiblere Strukturen, sowie Agilität und neue Führungskonzepte in den Behörden, um Innovationen schnell umzusetzen. Das bedeutet im Einzelfall auch, schnell zu scheitern, um daraus zu lernen.
  • Förderung der Menschen, die den Wandel gestalten wollen
    Digitales Verständnis, Innovationskraft, Mut, Ideen, Überzeugungskraft und den Willen etwas zu verändern – Es gilt, Menschen mit diesen Eigenschaften zu identifizieren, zu fördern und ihnen die Freiräume zu geben, die sie für die Erneuerung der Verwaltung brauchen.

Wie Digital Service Teams in der Verwaltung funktionieren

Prof. Dr. Ines Mergel berichtete in ihre Keynote über den Ursprung von Digital Service Teams und deren Entwicklung in unterschiedlichen Ländern. Gegründet wurden diese Teams zumeist vor dem Hintergrund von externem und internem Druck auf öffentliche Organisationen mit dem Ziel, Innovationen in die Verwaltung zu bringen. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, arbeiten Digital Service Teams nach folgenden Prinzipien. Ines Mergel betonte, dass diese Prinzipien keine bindenden Gesetze darstellen, sondern eine innere Haltung repräsentieren. Dieses „Digital Mindset“ ist aber die Voraussetzung für den „Restart“ der Verwaltung:

  • Nutzerbedürfnisse statt Verwaltungslogik
  • Services als Hilfestellung für Nutzerinnen und Nutzer kreieren
  • Einfachheit angebotener Dienste als Leitlinie
  • Identifikation der Suchwege von Usern
  • Anwendung des Digital First – Prinzips
  • Einmalige Dateneingabe für alle Leistungen (Once-only-Prinzip)

Zentrale Punkte zur Steuerung der Digital Service Teams sind agile Führung, maximale Freiheiten zur Rekrutierung von Spitzenkräften, agile Akquisition, agiles Innovationsmanagement und eine Start-up Kultur in der öffentlichen Verwaltung. Ines Mergel nannte neben der Theorie auch konkret Umsetzungsschritte, wie man Digital Service Teams in der deutschen öffentlichen Verwaltung einführen kann und wie dies beispielsweise in Konstanz bereits funktioniert. Zeit, auch in München diesen Weg zu gehen.

Nutzerzentrierung – Sorgenkind der digitalen Verwaltung

Simone Carrier konzentrierte sich im Anschluss an die Keynote auf die Nutzerzentrierung in der öffentlichen Verwaltung. Anhand einer einfachen Gegenüberstellung der Nutzungszahlen von E-Government Diensten in den letzten 12 Monaten in Deutschland und Österreich, machte sie deutlich, wie gering die Nutzerakzeptanz dieses Angebots hierzulande ist. Diese Erkenntnis führt Simone Carrier zu folgender Aussage:

„Bessere Nutzerorientierung ist der Schlüssel
zu einer besseren Verwaltung!“

Grafik zum agilen nutzerzentrierten Gestaltungsprozess, Quelle: Simone Carrier

Es geht dabei besonders um stärkere Integration von Nutzern auf Bürger- und Verwaltungsseite, die Berücksichtigung der Bedürfnisse sowie die Vereinfachung der Sprache. Im Rahmen einer Nutzerforschung bedarf es einer konkreten Fragestellung, um das Problem definieren. Basis sind die Wünsche und Erwartungen der Zielgruppe. Anschließend werden Lösungen und Prototypen entwickelt und diese gemeinsam mit den Usern getestet. Nach der Veröffentlichung des Dienstes werden diese kontinuierlich optimiert und an die sich wandelnden Anforderungen angepasst.

Um nutzerzentriert zu arbeiten, muss sich allerdings auch die Organisation ändern. Dies betrifft die Arbeitsweise, die Mitarbeiterschaft und die Kultur. Zum Abschluss ihres Vortrags gab Simone Carrier den Teilnehmern dazu 5 konkrete „Hacks“ zur besseren Nutzerzentrierung mit auf den Weg und verwies auf mehr unter http://bit.ly/hacksfürverwaltungsmitarbeiter. Diese kann jede und jeder sofort anwenden und beginnen, nutzerzentriert zu arbeiten.

Innovatives Arbeiten für Wien

Im Sinne eines Austausches zwischen Behörden stellte Dr. Martina Schmied das innovative Arbeiten der Stadt Wien vor. Neben den Veränderungen der letzten Jahre wie neue Regelungen zur Arbeitszeit, einer effizienteren Arbeitsraumnutzung und der Entwicklung der neuen Dienstrechts- und Besoldungsreform legte sie ihren Schwerpunkt auf die Themen Führung, Gestaltungsspielräume und das gemeinsame Entwickeln von Ideen. 

Am Beispiel der Stadt Wien wird deutlich, dass die Verwaltung neue Wege gehen muss. Bei der Darstellung des Wandels in „ihrer“ Verwaltung bestärkte Martina Schmied insbesondere den Gedanken, dass der Mensch und die Zusammenarbeit stets im Mittelpunkt stehen müssen. Um so bedeutungsvoller ist der jährliche interne Wettbewerb „Goldenes Staffelholz“ der Stadt Wien. Wie wir hier berichtetet haben, stimmen wir mit Martina Schmied überein, dass ein solches Feiern von Erfolgen massiv zur Stärkung der Zusammenarbeit und des Wir-Gefühls beiträgt. Eine Blaupause für München.

Welche Kompetenzen und welche Führung braucht es für den Wandel?

Prof. Dr. Yasmin Weiß ging in ihrem Vortrag der Frage auf den Grund, welche Kompetenzen Mitarbeiterschaft und Führungskräfte zukünftig benötigen. Zur Einführung in das Thema präsentierte Sie zuerst ein paar grundlegende Fakten zur Arbeitsmarktumwälzung. 

Fakten zur Arbeitsmarktumwälzung, Autor: Prof. Dr. Yasmine Weiß

Fakten zur Arbeitsmarktumwälzung, Autor: Prof. Dr. Yasmin Weiß

Yasmin Weiß betonte angesichts dieser Zahlen, die Wichtigkeit von Technologieaffinität, eines IT-Grundverständnisses, von Lern- sowie Kooperationsbereitschaft und von sozialen Kompetenzen.


Im nächsten Schritt sprach sie von „Digital Leadership“. Aufgabe von Führungskräften wird es zukünftig vor allem sein, die Unternehmenskultur zu gestalten und Chancen der Digitalisierung bestmöglich zu nutzen. Sie haben die Rolle eines Treibers oder auch „Enablers“ des Wandels. Dafür müssen Führungskräfte besser zuhören, lernen und in ihrer Vorbildfunktion selbst aktiv werden. Ihre Erkenntnisse sind ein klarer Auftrag an das Personalmanagement in öffentlichen Verwaltungen.

Partizipative Designprozesse: Gemeinsam kreativ werden!

Unter dem Titel „Partizipative Designprozesse“ berichteten Bettina Köbler und Vera Steinhauser über die Ergebnisse eines dreitägigen Design Sprints mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus dem Referat für Stadtplanung und Bauordnung, dem Sozialreferat und aus unserem Projekt E- und Open Government der Stadt München. Das Experiment zeigte, dass Service Design die Art und Weise, wie Dienstleistungen angeboten werden, positiv verändern kann.

Die Voraussetzung des Design Sprints ist eine klar definierte Problemstellung, ein offenes Mindset und eine realistische Erwartungshaltung in Hinblick auf die Ergebnisse. Der Design Sprint dient weniger dazu, perfekte Lösungen zu entwickeln. Vielmehr ist das Ziel, kreativ zu werden, Ideen zu finden und erste Lösungsräume zu definieren. Außerdem sollen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis von den Bedürfnissen erlangen, ihr Wissen teilen und eine Projektübersicht gestalten. Am Ende eines Design Sprints wird ganz konkret ein Prototyp entworfen und getestet. 

Dr. Ralph Boch stellte anschließend das „social design lab“ der Hans Sauer Stiftung vor. Diese Initiative vereint die Aspekte „Sozial“ und „Design“ und unterstützt Projekte aus den Bereichen Bildung, Integration und Wirtschaft. Ziel ist es, einen gesellschaftlichen Nutzen durch die technische und soziale Innovationen zu schaffen.

Was braucht es, um Verwaltung neu zu denken – Erfolgsfaktor Mensch

Am Nachmittag begeisterte Ali Mahlodji mit prägnanter Beispielen aus dem Alltag, in denen wir die Veränderungen durch die Digitalisierung erleben. Nicht die Technik, sondern den Menschen stellte er dabei in den Fokus. Denn jeder Mensch hat das Potential, diese Veränderungen zu gestalten. Es braucht aber Haltung und Vertrauen, um dieses frei zu setzen.

Besonders in Bezug zum aktuellen Arbeitsmarkt macht er deutlich, dass junge Menschen überfordert sind mit der Zahl an Möglichkeiten. Sie suchen nach Selbstverwirklichung, die sie oft in ihren „Jobs“ nicht mehr finden. Ziel von Organisationen muss sein, wieder Orientierung und Vertrauen zu geben und eine innere Motivation zu wecken. Diese Motivation entsteht allein durch die Frage: „Warum?“. Der öffentliche Dienst hat darauf die deutlich bessere Antwort als Wirtschaftsunternehmen. Denn die Tätigkeiten dort zielen darauf ab, das Leben der Menschen besser zu machen und haben daher ein hohes Maß an Sinn.

In Summe ist es die Menschlichkeit, die in Zeiten der Digitalisierung immer wichtiger wird. Für die Führung bedeutet das, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Augenhöhe zu begegnen und die Aufgabe eines Coach zu übernehmen. Dazu braucht es vor allem Mut und innere Haltung, um Stärken zu identifizieren, Spielräume zu zu lassen und Kreativität nicht gleich zu begrenzen. Ali bringt es auf den Punkt:

„MÜNCHEN AUFWACHEN!
Sei selbst die Veränderung, die du in dieser Welt sehen möchtest“

Marktplatz

Nach den zahlreichen positiven Rückmeldungen im letzten Jahr wurde auch auf dem Open Government Tag 2018 wieder ein Marktplatz realisiert. Dort präsentierten sich diese ausgewählten Projekte und Start-ups:

  • Das Projekt E- und Open- Government der Stadt München stellte sich, seine Arbeit und anstehende Aufgaben vor. Mehr erfahren Sie unter www.muenchen.de/eogovernment
  • Die Kollegen des Projektes Smarter Together erläuterten die Maßnahmen sowie Pläne auf dem Weg zur Smart City München. Mehr unter: www.muenchen.de/smartcity
  • Das Start Up LineUPR stellte die Einsatzmöglichkeiten und Funktionen ihrer WebApp vor: https://lineupr.com/de
  • Mark-a-Spot berichtete über den offenen Umgang mit Infrastrukturproblemen und Beteiligungsverfahren im öffentlichen Raum. Mehr unter: https://www.markaspot.de/
  • Studierende der TU München präsentierten ihre Online Beteiligungsplattform muc.me
  • Passend zum Vortrag „Partizipative Designprozesse“  wurde erstmals ein Innovation Lab realisiert. Dort bestand die Möglichkeit, den Design Thinking Prozess kennen zu lernen.

Get Together, Twitter, Bilder, Foliensätze und ein sehr gutes Feedback

Zum Ausklang der Veranstaltung fand erstmals ein kleines Get Together statt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnten bei einem Getränk und in entspannter Atmosphäre das Gehörte im gemeinsamen Gespräch vertiefen, sich vernetzen und den Tag ausklingen lassen. Um den Austausch über den OGTM18 hinaus zu fördern, finden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer hier die Kontaktliste (Passwortgeschützt für die Teilnehmer, Redaktionsschluss 23.10.2018). Neben den zahlreichen Gesprächen und der regen Beteiligung, ist der OGTM18 erneut eine der wenigen Veranstaltungen der öffentlichen Verwaltung, die mit dem Hashtag #OGTM18 Trendstatus erreicht:

Auswertung des Hashtags #OGTM18, Tool: www. tweetbinder.com

Auswertung des Hashtags #OGTM18, Tool: www. tweetbinder.com

Wir freuen uns sehr über eine 100%ige Weiterempfehlungsrate in der Zufriedenheitsbefragung. Auch war es schön zu sehen, dass die Politik am diesjährigen Open Government Tag stark vertreten war. Im Nachgang stellte die Fraktion die Grünen Rosa-Liste einen Stadtratsantrag unter dem Titel „Lernen aus dem Open Government Tag 2018“ mit dem Ziel, Digital Service Teams auch in München zu etablieren sowie Start Ups besser in der IT der Stadtverwaltung zu integrieren. Ein schöner Erfolg im Sinne des Mottos: „Restart Verwaltung“

Auch dieses Jahr geben die zahlreichen Bilder wieder einen Einblick von der Veranstaltung:

Die Videos der Vorträge sind auf unserem Youtube-Kanal veröffentlicht. Die Foliensätze finden Sie auf Slideshare.

Weiter diskutieren können wir gemeinsam auf dem BarCamp #MucGov19 in München. Den Termin dazu geben wir demnächst bekannt. Natürlich freuen wir uns jederzeit über Kommentare und Feedback.

Ein persönliches Dankeschön geht zuletzt an alle Helferinnen und Helfer, die uns tatkräftig unterstützt haben.

Team E- und Open-Government der Landeshauptstadt München

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