Zugangseröffnung, De-Mail und sichere Kommunikation mit der Stadt

Seit diesem Sommer gibt es sie: Die Zugangseröffnung zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt München über De-Mail. Aber was heißt das eigentlich? E-Mail gab es ja schon lange, was ist das Besondere?

Was ist eine Zugangseröffnung?

„Zugangseröffnung“ bedeutet, dass die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig ist, soweit eine Behörde hierfür einen Kanal = Zugang eröffnet hat. Das Angebot einer elektronischen Kommunikation zum Beispiel an eine De-Mail-Adresse der Verwaltung ist eine solche Zugangseröffnung. Der Gesetzgeber hat in Artikel 3a Absatz 1 BayVwVfG geregelt:

„Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.“

Vorteil einer solchen ausdrücklichen Zugangseröffnung ist, dass die Behörde genau bestimmen kann, auf welche Art und Weise die Übermittlung erfolgt. Auch die Zugangseröffnung der Stadt München stellt einige Voraussetzungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung auf.

Sein Einverständnis mit dieser elektronischen Kommunikation gibt der Bürger, wenn er die Kommunikation mit der Behörde über die in der Zugangseröffnung veröffentlichten Adresse startet – also zum Beispiel eine De-Mail an die Verwaltung schickt. Er ist damit konkludent mit einer Antwort auf dem selben Weg einverstanden.

Pflicht zur elektronischen Kommunikation

Hintergrund ist, dass in manchen Fällen die Behörde und Bürger an die Schriftform gebunden sind. Das jeweilige Gesetz verbietet eine elektronische Abwicklung eines Verwaltungsverfahrens. Der Gang „ins Amt“ und eine eigenhändige Unterschrift sind dann notwendig. Dies ist zum Beispiel bei der Beantragung eines Personalausweises oder eines Reisepasses der Fall.

Gibt es dagegen diese Pflicht nicht, besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation. Aktuell hat die Bundesregierung einen Gesetzentwurf zum Abbau von Schriftformerfordernissen beschlossen. Mit dem Wegfall der Formerfordernis wird die Möglichkeit erweitert, auf elektronischem Weg mit der Verwaltung zu kommunizieren. Mehr noch: Das Angebot einer solchen Möglichkeit (= Zugangseröffnung) ist sogar verpflichtend für Behörden in Bayern. Im Artikel 3, Absatz 1, Satz 1 des Bayerischen E-Government-Gesetzes steht dazu:

„Jede Behörde ist verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung elektronischer sowie im Sinn des Artikel 3a Absatz 2 BayVwVfG schriftformersetzender Dokumente zu eröffnen.“

Kurz gesagt, muss die Stadt München – wie alle bayerischen Behörden auch – den Bürgerinnen und Bürgern einen Zugang zu elektronischen Kommunikation eröffnen, wenn a) kein Gesetz mit einer Schriftformerfordernis dem entgegensteht und b) Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit eines solchen Verfahrens gegeben sind.

Auch dann müssen schützenswerte Daten aber so übermittelt werden, dass eine Kenntnisnahme durch unbefugte Dritte ausgeschlossen wird. Hier kommt De-Mail ins Spiel.

Das kann De-Mail

DE-Mail

Wieso erfolgt diese elektronische Kommunikation nun gerade per De-Mail? Eine gute Frage, denn seit deren Einführung 2012 ist De-Mail in der breiten Masse der Bürgerinnen und Bürger bisher nicht angekommen. Es fehlt an Akzeptanz und das Verfahren wird als zu kompliziert bewertet.

Dabei liegen die Vorteile auf der Hand:

  • Zunächst ist die Handhabung von De-Mails mit der von herkömmlichen E-Mails sehr ähnlich. Für Bürger bietet De-Mail die Vorteile elektronischer Kommunikation (schnell, digital), zusammen mit der Sicherheit, die man von Briefpost gewohnt ist.
  • De-Mails werden immer verschlüsselt versendet und abgelegt. Ein Mitlesen oder Verändern einer De-Mail ist somit nicht möglich.
  • Nur Nutzer mit einer überprüften Identität können De-Mails versenden und empfangen. Denn jeder Nutzer muss sich vor Eröffnung seines De-Mail-Kontos, das nur von ihm genutzt werden kann, bei dem Anbieter seiner Wahl ausweisen. Eine Authentifizierung ist für die rechtsverbindliche Kommunikation erforderlich, damit sich bei De-Mail niemand hinter einer falschen Identität verstecken kann.
  • Viren-Scanner bei den De-Mail-Anbietern prüfen Dokumente auf schadhafte Inhalte.
  • De-Mail bietet eine gesetzlich abgesicherte Zustellung: Versand, Empfang und Inhalte von De-Mails können unter bestimmten Voraussetzungen rechtswirksam nachgewiesen werden. Eine solche Versandoption ist also vergleichbar mit einem Einschreiben mit Rückschein.
  • Die gleiche Option haben Behörden ihrerseits auch. Sie können unter bestimmten Voraussetzungen durch De-Mail die förmliche Zustellung von Dokumenten ersetzen. So entfällt für den Bürger ggf. der Gang zu Post zur Abholung eines Einschreibens.
  • In vielen Verwaltungsverfahren kann unter Umständen sogar die gesetzliche Schriftform ersetzt werden. Die versendete Nachricht wird dann mit einer elektronischen Signatur versehen (als Versandoption), die für den jeweiligen elektronischen Schriftformersatz erforderlich ist.
Vorteile DE-Mail

Vorteile De-Mail, Grafik: BMI

Nachteile gibt es leider auch. Zunächst ist die erstmalige Registrierung einer De-Mail mit einem kleinen zeitlichen Aufwand verbunden. Auch ist je nach Anbieter der Versand einer De-Mail mit Kosten verbunden. Dennoch ist De-Mail ein wichtiger Bestandteil des E-Governments.

Mehr Informationen und eine Übersicht, welche Behörden bereits De-Mail anbieten, finden sich auf https://de-mail.info/

Die Stadtverwaltung München per De-Mail erreichen

Derzeit stehen folgende De-Mail-Adressen der Stadtverwaltung zur Verfügung:

Natürlich ist das Team E- und Open-Government auch über eGovernment@muenchen.de-mail.de erreichbar. Darüber hinaus nimmt die Stadtverwaltung über die Adresse poststelle@muenchen.de-mail.de De-Mails entgegen. Der zentrale Service leitet die sonstigen Anfragen und Anträge stadtintern an die zuständige Stelle weiter.

Die Liste der De-Mail-Adressen wird sukzessive weiter ausgebaut werden. Zeitgleich bedarf es der permanenten Überzeugungsarbeit und des Marketings, um die De-Mail-Nutzung weiter zu etablieren.

Team E- und Open-Government der Landeshauptstadt München