Veranstaltungsplattformen der Stadtverwaltung – Jetzt anmelden!

Wann findet das nächste Geocaching statt? Wie viele Plätze sind noch bei der Zeltdach-Tour frei? Wann ist die nächste Familien-Floßfahrt?

Im Januar 2015 startete die Landeshauptstadt München die erste Plattform im Internet im Zusammenhang mit Veranstaltungen des sehr erfolgreichen Ferien- und Familienpasses. Die Erfahrungen waren so positiv, dass weitere Fachbereiche der Stadt ebenfalls Interesse zeigten. Nach Weiterentwicklungen existieren mittlerweile fünf Veranstaltungsplattformen innerhalb der Stadtverwaltung.

Die Münchnerinnen und Münchner haben mit den Plattformen die Möglichkeit, sich über Veranstaltungen der Stadt zu informieren und sich bei Interesse direkt online anzumelden. Vielfältig wie die Referate und Eigenbetriebe selber, sind auch die Events, die angeboten werden.

Veranstaltungen im Rahmen des Ferien- und Familienpasses

Die erste Plattform ist seit dem 01. Januar 2015 in Betrieb und startete mit den Veranstaltungen des Ferien- und Familienpasses. Auf Initiative des Sozialreferats wurde die Veranstaltungsplattform entwickelt, über die Eltern sich und/oder ihre Kinder online anmelden können.

Plattform Ferien- und Familienpass Veranstaltungen

Ferien- und Familienpass Veranstaltungen

Heute betreut das Sozialreferat darüber hinaus eine weitere externe Veranstaltungsplattform. Das Angebot erstreckt sich über Kongresse, Workshops und Vorträge, für die man sich registrieren kann.

Im April 2016 folgte eine referats-interne Veranstaltungsplattform. Sie ermöglicht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich zum Beispiel für Schulungen im Sozialreferat anzumelden. Die aufwendige Verwaltung per Mail oder Telefon ist damit nicht mehr notwendig.

Alle drei Plattformen des Sozialreferats werden sehr intensiv genutzt und die Rückmeldungen seitens der Eltern bei den Ferienangeboten und auch innerhalb des Sozialreferats sind durchweg positiv. Frau Six, die zusammen mit Frau Brandstetter vom Stadtjugendamt die Veranstaltungsplattformen betreut, sagt dazu:

„Mit dieser Plattform können wir sowohl den Bürgerinnen und Bürgern als auch den städtischen Kolleginnen und Kollegen endlich ein modernes, effektives und attraktives Anmeldeverfahren zur Verfügung stellen.“

Die Veranstaltungsplattform der Münchner Stadtentwässerung

Rückhaltebecken der MSE

Rückhaltebecken der MSE

Bei der erst kürzlich veröffentlichten Veranstaltungsplattform der Münchner Stadtentwässerung (MSE) handelt es sich wieder um ein extern ausgerichtetes Benutzerportal für Bürgerinnen und Bürger. Beispielsweise konnte man sich für den „Tag der offenen Tür im Regenrückhaltebecken Hirschgarten“ online anmelden, was auf reges Interesse stieß und innerhalb kürzester Zeit restlos ausgebucht war.

Veranstaltungen des Referats für Arbeit und Wirtschaft

Das Referat für Arbeit und Wirtschaft (RAW) lädt ebenfalls online zur Teilnahme an Vorträgen, Präsentationen und Konferenzen ein. Seit Mitte Juni 2015 können sich Interessenten unter anderem zu Events im Rahmen des Münchner Beschäftigungs- und Qualifizierungsprogramms (MBQ) anmelden. Obwohl erst am 15. Juni 2015 eine Produktivsetzung erfolgte, ist ein hohes Interesse an der Plattform festzustellen. Aktuell wird die Veranstaltung „MBQ-Jahrespräsentation 2016“ angeboten, die am 10. Mai 2016 im Berufsinformationszentrum München stattfinden wird.

Wie es weiter geht

Auch das Referat für Gesundheit und Umwelt (RGU) und das Kreisverwaltungsreferat (KVR) planen Veranstaltungsplattformen. Das KVR möchte so vor allem die Anmeldungen zu Schulungen für Wahlhelferinnen und Wahlhelfer elektronisch abwickeln. Frau Weiss vom RGU dazu:

„Einhergehend mit einem hohen Verwaltungsaufwand wurden die Anmeldeverfahren bisher manuell abgewickelt und haben viele Ressourcen gebunden. Mittlerweile ist der Projektauftrag für die Nutzung dieses Eventmanagement-Moduls unterschrieben und das Fachkonzept nahezu fertiggestellt. Auch wenn uns noch keine Erfahrungswerte vorliegen, weil wir uns noch im Realisierungsprozess befinden, sind wir davon überzeugt, dass nicht nur wir, sondern auch die Bürgerinnen und Bürger von dem Service profitieren werden.“

Die Technik dahinter

Technisch gesehen ist die Veranstaltungsplattform eine WordPress-Umgebung, die anhand von Plug-Ins ergänzt wird, um die Anforderungen an den Funktionsumfang abzudecken.

Die Eingabemaske der Plattformen

Die Eingabemaske

Eine attraktive Zusatzfunktion ist die Verknüpfung einer Veranstaltungsanmeldung mit den Kalenderanwendungen iCal und Google Calendar.

Wichtig war neben der Funktionalität für alle Beteiligten vor allem der Datenschutz. Auf eine Registrierung wird verzichtet. Möchte man sich für eine Veranstaltung anmelden, müssen dort nur wesentliche Angaben zur Person und zur Erreichbarkeit gemacht werden.

Viele positive Rückmeldungen

Insgesamt konnten schon über 2.900 Buchungen verzeichnet werden, davon allein ca. 1.500 für die rund 360 Veranstaltungen des Ferien- und Familienpasses. In der Regel sind die Termine schnell ausgebucht, was dafür spricht, dass das Angebot von den Münchnerinnen und Münchnern gut angenommen wird.

Die Bürgerinnen und Bürger können sich jetzt rund um die Uhr für Events anmelden und sind nicht von Öffnungs- und Arbeitszeiten abhängig. Dadurch wird eine höhere Teilnehmerzahl erreicht. Das Feedback ist durchweg positiv.

Aber auch städtische Beschäftigte, die die Anmeldungen bisher telefonisch, per Post oder Mail entgegengenommen haben, empfinden die Arbeit mit der Veranstaltungsplattform als eine große Erleichterung. Der Online-Dienst vereinfacht die aufwendige händische Abwicklung der Anmeldungen und vermeidet damit arbeitsintensive und langwierige Prozesse.

„Daraufhin mussten die Daten manuell in Tabellen eingetragen werden, um damit Namensschilder, Unterschriftenlisten, Teilnahme-Urkunden o.Ä. zu erstellen“, erklärt Frau Six vom Sozialreferat.

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Das E- und Open-Government-Team bedankt sich für die gute Zusammenarbeit.

Ein Beitrag von Michelle Kroll und Lena Schneider, duale Studentinnen Public Management der Landeshautstadt München

Team E- und Open-Government der Landeshauptstadt München