Open Government Tag 2017 – Haltung zeigen. Zusammenarbeiten. Ausprobieren.

Geht öffentliche Verwaltung auch offen, transparent, innovativ und agil? Diese Frage stellte sich der diesjährige Open Government Tag am 12. Oktober 2017 im Saal des Alten Rathauses in München.

Ausgangspunkt war die Digitalisierung. In diesem Jahr wurden aber weniger technische Trends, sondern der für die Transformation notwendige Kulturwandel und neue Formen der Zusammenarbeit thematisiert.

210 Teilnehmer und etliche weitere Interessierte auf der Warteliste sind nicht nur ein neuer Besucherrekord, sondern ein sicheres Zeichen, dass sich der Open Government Tag in seiner fünften Auflage etabliert hat. Er ist ein einzigartiges Format im öffentlichen Dienst, an dem Mitarbeiter und Führungskräfte der gesamten Stadtverwaltung Münchens, Vertreter anderer Behörden, der Politik, Forschung und Wirtschaft miteinander ins Gespräch kommen. Einen Einblick der guten Stimmung bietet unser Video-Trailer:

Verwaltung in Zeiten der digitalen Transformation

Stadträtin Bettina Messinger auf dem OGTM17

Stadträtin Bettina Messinger auf dem OGTM17, Foto: Michael Nagy

Deutlich forderte Frau Stadträtin Bettina Messinger in ihrer Begrüßung einen kulturellen Wandel in den Behörden. Es ist zwingend erforderlich, alle Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen. Dafür bedarf es vor allem Transparenz und Kommunikation.

 

New Work – Neue Arbeitswelten in den Behörden

Neue Hardware- und Softwarelösungen ermöglichen heute flexibleres und agiles Arbeiten. Markus Väth stellte in seiner Keynote dar, wie Behörden in diesem Zusammenhang von der neuen Arbeitswelt unter dem Stichwort „New Work“ profitieren können.

Markus Väth auf dem #OGTM,

Markus Väth auf dem #OGTM, Foto: Michael Nagy

Er räumte zunächst mit einigen Mythen zum Phänomen New Work auf. Zum Beispiel ist die „neue Arbeit“ mit Eigenverantwortung und einem Höchstmaß an Selbstbestimmtheit kein neues Konzept. Die Theorie dazu gibt es bereits seit 1984. Heute ermöglichen die technischen Rahmenbedingungen eine Umsetzung des Konzeptes. Dennoch ist der Begriff weitgehend unbekannt. Dies machten die zahlreichen Handzeichen der Teilnehmer auf seine Frage, wer New Work noch nicht kennt, deutlich.

Markus Väth attestierte mit Blick auf den öffentlichen Dienst, dass Offenheit, Transparenz, flexible Organisationsstrukturen und vor allem eine Arbeit, die für die Mitarbeiter wirklich wichtig ist, aktuell noch nicht Realität in den Verwaltungen ist.

Verwaltung und New Work - passt das zusammen?

Verwaltung und New Work – passt das zusammen?, Autor: Markus Väth

Konkret müssen Behörden aufpassen, die Verantwortung für ihr Handeln nicht an definierte Prozesse abzugeben. Bei Fehlern darf es nicht heißen, „Wir haben den Prozess eingehalten“ sondern: „Wir lernen daraus“.

Markus Väth rief die Beschäftigten des öffentlichen Dienstes dazu auf, die vorhandenen Freiräume zu nutzen und Dinge auszuprobieren. Darauf zu warten, bis sich die Rahmenbedingungen ändern, ist der falsche Weg. Es bedarf Eigeninitiative und Inspiration, um den Wandel einzuleiten.

Er zeigte an mehreren Beispielen, wie Unternehmen die neue Arbeitswelt umsetzen. Beispielsweise müssen Mitarbeiterbefragungen ernst genommen werden und Konsequenzen haben. Auch wird in der Regel die Kommunikation bei Veränderungsprozessen massiv unterschätzt und daher häufig nur unzureichend durchgeführt. So entstehen Gerüchte, die einer erfolgreichen Kulturveränderung entgegenstehen.

Verwaltung, Politik und Bürger schaffen den Wandel nur gemeinsam

Professor Klaus Sailer fragte die Anwesenden gleich zu Beginn seines Vortrages, ob Behörden vielleicht zu viel Angst vor Veränderung haben. Gleichzeitig machte er klar, dass der öffentliche Dienst einen wesentlichen Beitrag leisten muss, wenn es um die gesellschaftliche Weiterentwicklung geht.

Auf Veränderungen wie den digitalen Wandel mit 5-Jahres-Plänen zu reagieren, wird nicht funktionieren. Stattdessen müssen Verwaltungen lernen, mit Unsicherheit umzugehen: Heute das Problem angehen, statt einen Plan für übermorgen zu erstellen.

Prof. Klaus Sailer nannte drei wesentliche Erfolgsfaktoren, um als Organisation schnell und effektiv auf Veränderungen zu reagieren:

  • Erstens müssen die für den Wandel notwendigen Kompetenzen erfasst und gefördert werden. Dazu gehört zum Beispiel die Innovationsfähigkeit. Leider spielen diese und andere Kompetenzen bislang kaum eine Rolle in den Behörden.
  • Zweitens müssen Verwaltung, Politik und Bürgerschaft eine gemeinsame Vision der (digitalen) Zukunft entwickeln. Nur so kann der Wandel gelingen.
  • Drittens bedarf es der stärkeren Kooperation mit anderen. Es muss nicht alles alleine und immer wieder neu entwickelt werden. Durch Kooperation und Lernen von anderen, lässt sich viel Potential heben.

Innovation im öffentlichen Dienst

Professor Dennis Hilgers thematisierte darauf aufbauend, wie Verwaltungen innovativer werden können. Dazu ist Wissen von Außen notwendig. In der Regel versuchen Organisationen daher, externe Experten einzustellen. Die dann weitgehend praktizierte Integration dieser „Innovatoren“ in die vorhandenen Strukturen und Prozesse verhindert aber Innovationen, statt diese für Organisation nutzbar zu machen. Der Fokus sollte daher nicht auf einzelne Personen gelegt werden. Stattdessen empfiehlt Professor Hilgers, Plattformen bereitzustellen, auf denen jeder sein Wissen freiwillig einbringen kann.

Das Stichwort lautet Beteiligung, was wiederum die Öffnung der Verwaltung voraussetzt. „Open“ bedeutet dabei nicht „kostenlos“. Vielmehr motivieren Förderungen oder Prämien, dass Probleme der Behörden von der Community gelöst werden.

Open Government bedeutet vor allem Haltung

Dr. Anke Knopp griff des Thema „Open Government“ nochmals auf und machte klar, dass es hierbei vor allem um die innere Haltung zu den Themen Demokratie und Transparenz geht. Die „Avantgarde“ in den Behörden hat den Auftrag, den demokratischen Gedanken der offenen Verwaltung zu den Bürger zu tragen, zu erklären und abseits der Strategiepapiere mit Leben zu erfüllen.

Offene Daten bieten dahingehend viel Potential. Zum einen werden sie bereits vielfältig und erfolgreich für Anwendungen eingesetzt. Dadurch erschließt sich zum anderen schnell ihr Nutzen für Verwaltungsmitarbeiter und Bürger. So lassen sich Daseinsvorsorge und Gemeinwohl neu beleben.

Um Offenheit, Transparenz und Bürgerbeteiligung zu ermöglichen, müssen Verwaltungen den eigenen Beschäftigten mehr Freiraum geben und stärker vertrauen. Denn in jeder Behörde findet man Mitarbeiter, die im Sinne des „Open Governments“ etwas verändern wollen, wenn man sie lässt.

Kommunikation mit Bürgern statt Behördeninformation

Im Sinne eines Austausch zwischen Verwaltung und Bürgern stellten Sindre Wimberger und Michael Rederer von der Stadt Wien den Wienbot vor. Schneller als jede Suchmaschine oder Website bietet dieser Chatbot den Wienern Hilfe bei allen Fragen rund um die Verwaltung und deren Dienstleistungen. Einige Erkenntnisse der gelungenen Live-Präsentation waren:

  • Die Idee wurde als „Testballon“ gestartet. Der Erfolg führte dazu, dass der Wienbot heute fester Bestandteil der Behördenkommunikation der Stadt Wien ist. So geht Innovation.
  • Die gängigen Texte und Erläuterungen der Behörden wurden durch die Erfahrungen mit dem Wienbot stark vereinfacht und in eine Alltagssprache übersetzt – inklusive Wiener „Stimme“. Dies ist Garant für erfolgreiche Kommunikation mit Bürgern.
  • Der Wienbot hat Humor. Wenn Behörden sich selbst nicht so Ernst nehmen, macht sie das sympathisch und Fehler werden eher verziehen.
  • Nicht die vermeintlichen Schwerpunkte aus Sicht der Verwaltung, sondern ausschließlich die Wünsche, Fragen und Interessen der Bürger sind Basis neuer Inhalte des Wienbots.
  • Es bedarf einer Zentralredaktion für Social Media, Bot und Website der Behörden.
  • Der Wienbot kann auch bayrisch!

Feste Strukturen oder agile Netzwerke

Am Nachmittag griff Guido Bosbach den Gedanken New Work nochmals auf und fragte, ob eine offene und agile Verwaltung eher Traum oder Trauma bedeutet.

Zu dieser Fragestellung hatte Guido Bosbach vorab per E-Mail eine Umfrage bei den Teilnehmern durchgeführt. Während der Veranstaltung machten die Besucher regen Gebrauch von der Möglichkeit, ihre Gedanken dazu auf den Pinnwänden festzuhalten.

Offen.Kreativ.Agil - Traum oder Trauma?

Offen.Kreativ.Agil – Traum oder Trauma? Foto: Franziska Meier

Auf der einen Seite braucht es Stabilität und Sicherheit in Organisationen, damit diese in Zeiten der Veränderung nicht die Bodenhaftung verlieren. Guido Bosbach erläuterte dies anschaulich an einem Baum, der sich nur dann dem Sturm anpassen kann, wenn er feste Wurzeln hat. Auf der anderen Seite bedarf es der Möglichkeit, dass Mitarbeiter selber Entscheidungen aufgrund ihrer Expertise und Erfahrung treffen können. Hier attestiert Guido Bosbach, dass die Führungsinstrumente von heute dies kaum zulassen.

Spannend war auch die Antwort von Gudio Bosbach auf die Frage, wie man mit denen umgehen sollte, die die digitale Transformation ablehnen.

„Du darfst weiter analog,
wir gehen den digitalen Weg aber schon mal weiter“

Guido Bosbach macht mit diesem Satz deutlich, dass digitale Transformation auch bedeutet, analoge Wege noch eine Zeit lang anzubieten. Gleichzeitig darf die Entwicklung aber auch nicht gestoppt werden. Man wird nicht alle Beteiligten bei Veränderungen mitnehmen können.

Der Open Government Tag im Wandel

Entsprechend der Rückmeldungen aus der Teilnehmerbefragung des letzten Jahres wurden mehr interaktive Elemente in den Open Government Tag integriert. Erstmals wurde ein Marktplatz realisiert, auf dem sich ausgesuchte Startups und Projekte präsentierten. Dazu zählten:

  • Das Projekt E- und Open- Government der Stadt München stellte sich, seine Arbeit und anstehende Aufgaben vor. Mehr erfahren Sie unter www.muenchen.de/eogovernment
  • Die Kollegen des Projektes Smarter Together erläuterten die Maßnahmen und Pläne auf dem Weg zur Smart City München. Mehr unter www.muenchen.de/smartcity
  • Vertreter des Bundesministerium des Inneren diskutierten mit den Teilnehmern zu den Themen Open Government Partnership (OGP) und „Open-Data-Gesetz“. Mehr unter www.verwaltung-innovativ.de
  • Der Anbieter des GovBot stellte die Einsatzmöglichkeiten eines Chat Bots in der Behördenkommunikation vor. Mehr unter www.govbot.io
  • InsightsDE berichtete vom Nutzen von Beteiligungsprozessen für Politik und Verwaltung. Mehr unter www.insights.us/de
  • Die Werdenktwas GmbH stellte gemeinsam mit der Stadt Friedrichshafen das Praxisbeispiel aktiver Bürgerbeteiligung „Sag‘s Doch“ vor. Mehr unter: www.sags-doch.de
  • Das Startup Polyteia präsentierte die Möglichkeiten, auch komplexe Haushaltsdaten der öffentliche Verwaltung zu visualisieren und Bürgern transparent zu machen. Mehr unter https://www.polyteia.de/

Was vom Open Government Tag 2017 bleibt

Persönlich hatte ich den Eindruck, dass der #OGTM17 eine Art Aufbruchstimmung erzeugt hat. Vielen Teilnehmern wurde Mut gemacht, Dinge zu verändern oder Ideen einzubringen.

… Nach den Erfahrungen mit GPTW (*) war ich schon ziemlich in Richtung Resignation unterwegs, muss ich gestehen, – insbesondere die Vorträge von Hr. Väth u Fr. Knoop gaben mir aber wieder den Schubs, weiter zu machen. Veränderung findet in dem kleinen Umfeld meiner Abteilung schon statt. Leider fühlt man sich ziemlich allein, es kostet Mühe und Zeit. … Die heutigen Informationen machen aber Mut, dass auch dieses starre System sich langsam bewegen lassen könnte.

(Zitat eines Teilnehmers)
(*Mitarbeiterbefragung Great Place To Work der Stadt München 2013)

Uns freut es sehr, dass uns fast jeder Zweite ein Feedback zum #OGTM17 gegeben hat. Die zahlreichen Rückmeldungen und Vorschläge fließen in die Planungen des OGTM18 ein. Besonders erfreulich, dass 93% der Teilnehmer zufrieden waren und 99% den Open Government Tag weiterempfehlen.

Besonders hervorzuheben ist neben den zahlreichen Gesprächen und der regen Beteiligung der Teilnehmer auch die Anzahl der Twitterer und abgesetzten Tweets. Der Hashtag #OGTM17 landete wie schon im letzten Jahr in den Deutschland-Trends:

Auswertung des Hashtags #OGTM17

Auswertung des Hashtags #OGTM17, Tool: www.tweetbinder.com

 

Natürlich haben wir wieder eine Reihe von Bildern in der Galerie:

 

Um den Austausch über den OGTM17 hinaus zu fördern, finden die Teilnehmer hier die Kontaktliste (Passwortgeschützt für die Teilnehmer, Redaktionsschluss 06.10.2017):

Kontaktliste #OGTM17

Die Videos der Vorträge sind auf unserem Youtube-Kanal veröffentlicht.

Videos vom #OGTM17

Die Foliensätze finden Sie hier:

Folien auf Slideshare

Save the Date: Weiter diskutieren können wir gemeinsam auf dem BarCamp #MucGov18 am 05.05.2018 in München.

Natürlich freuen wir uns über Kommentare und Feedback.

Ein persönliches Dankeschön geht an alle Unterstützer, die tatkräftig mit angepackt haben!

Team E- und Open-Government der Landeshauptstadt München

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