Die Zukunft der digitalen Stadtverwaltung München

Heute, am 23. November 2017 hat der Münchener Stadtrat die Weiterentwicklung des E- und Open-Governments beschlossen. Unter dem Motto „Die Zukunft der Stadtverwaltung“ wird in den nächsten Jahren an der Umsetzung einer digitalen, zugänglichen und offenen Stadtverwaltung gearbeitet.

Kampagne MOVE

Nicht nur Weiterentwicklung, sondern strategische Verankerung

Die bisherige Ergebnisse und Ziele des E- und Open Governments der Stadt München werden nicht nur ergänzt. Mit der „Stufe 3“ des Projektes wird vielmehr eine strategische Verankerung innerhalb der Stadtverwaltung vorgenommen. Langfristige Ziele sind:

  • Sämtliche Verwaltungsverfahren werden – soweit rechtlich möglich – online abgewickelt.
  • Die Stadt bietet die digitalen Verwaltungsdienste möglichst vollständig medienbruchfrei an.
  • Die Nutzerbedürfnisse stehen bei der Erstellung der digitalen Services immer an erster Stelle.
  • Neue Dienste werden durch die Nutzung von Basiskomponenten und Kooperationen mit anderen Behörden schnell und aufwandsarm bereitgestellt. Durch agile Vorgehensweisen nutzen und implementieren wir schnell neue, innovative Technologien.
  • Dort, wo Gesetze das persönliche Erscheinen auf dem Amt verlangen, wird seitens der Stadt versucht, Einfluss auf die Gestaltung rechtlicher Voraussetzungen zu nehmen.
  • Ein klares politisches Mandat und die Unterstützung der Entscheider stärkt dem E- und Open-Government langfristig den Rücken. Dies ist Voraussetzung für die Initiierung eines Kulturwandels in der Verwaltung im Sinne der digitalen Transformation.
  • Notwendige Organisations-, Zuständigkeits- oder Prozessveränderungen werden im Rahmen der Gründung des neuen IT-Referates vorgenommen. Ergebnis ist die Entwicklung und Umsetzung der gesamtstädtischen Strategie für das E- und Open-Government.

Die konkreten Maßnahmen auf dem Weg zur digitalen Stadtverwaltung

Die Maßnahmen des Beschlusses lassen sich unter den Stichpunkten „Dienste“, „Basiskomponenten“ sowie „Kulturwandel- und Öffentlichkeitsarbeit“ zusammenfassen:

Neue Dienste

Die digitalen Dienste des E- und Open-Governments München

Die digitalen Dienste des E- und Open-Governments München

Bereits heute sind über 180 Angebote der Stadtverwaltung online verfügbar. Schrittweise werden neue Verwaltungsdienste digitalisiert.

Bei der Entscheidung, welche Dienstleistungen und Verfahren der Stadtverwaltung zuerst digitalisiert, steht der Nutzen für die Bürger an erster Stelle.

Daneben sind die (rechtlichen) Möglichkeiten einer vollständig elektronische Abwicklung und die Verringerung von Aufwand und Kosten für die Verwaltung Entscheidungskriterien für die Realisierung eines neuen Services.

Neue Basiskomponenten

Basiskomponenten des E- und Open-Governments München

Basiskomponenten des E- und Open-Governments München

Basiskompo­nenten sind Infrastruktur-Lösungen, die alle Referate und Eigenbetriebe nutzen können, um elektronische Dienste bereitzustellen.

Zentrale Eigenschaft ist ihre Wiederverwendbarkeit in verschiedenen Fachgebieten. Aktuell stehen beispielsweise eine Veranstaltungs-, Kooperations- oder Newsletterplattform sowie Möglichkeiten des elektronischen Bezahlens zur Verfügung.

Basiskomponenten sind der Garant für eine schnelle, flexible und kostengünstige Erweiterung des Angebotes elektronischer Services.

Hinweise, Ideen und Beteiligung

Daher werden die Basiskomponenten ausgebaut. Im ersten Zug sind angedacht:

  • Anliegenmanagement
    Bürger bekommen die Möglichkeit, Anliegen, Hinweise und Wünsche digital an die Verwaltung zu melden bzw. einzureichen. Dies können Meldungen im Sinne von „Da ist was defekt.“ oder „Da fehlt etwas.“ sein. Im Sinne der Transparenz dokumentiert die Stadtverwaltung die Maßnahmen zur Bearbeitung der Meldungen öffentlich.
  • Ideenplattform
    Eine Ideenplattform erleichtert das Einreichen von neuen Ideen der Bürger für ihre Stadt.
  • Beschwerdemanagement
    Neben expliziten Ideen bzw. Anregungen können auch Beschwerden neue Erkenntnis­se bringen, wie die Arbeit der Stadtverwaltung zu verbessern ist. Der Bürger muss nicht erst die konkret zuständige Fachabteilung kennen, sondern kann sein Anliegen an zentraler Stelle platzieren.
  • Bürger-Beteiligungsplattform
    Neben den oben genannten, speziellen Plattformen für Anliegen- und Ideenmanagement, gibt es in den Re­feraten oft kurzfristigen Bedarf an Interaktionsmöglichkei­ten mit der Öffentlichkeit. Diese Lücke soll eine Bürger-Beteiligungsplattform schließen. Es wird geprüft, ob eine Lösung für alle genannten Beteiligungsarten möglich und sinnvoll ist.
  • Datenbereitstellungsplattform
    Der Bedarf in den Fachabteilungen der Landeshauptstadt, Dateien mit Externen schnell und si­cher auszutauschen, ist in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Eine Datenbereitstellungsplattform ist ein solcher Online-Speicherdienst.
  • Terminvereinbarung
    Bereits heute können Bürger im Kreisverwaltungsreferat Termine online vereinbaren. Auch andere Referate und Eigenbetrieben wünschen sich eine solche Möglichkeit für ihre Kunden. Ziel ist es, eine einheitliche, übergreifende Plattform für Terminvereinbarun­gen als neue Basiskomponente bereitzustellen.
  • Online-Formular-Server
    Die Realisierung eines Formularservers ermöglicht den Fachdienststellen, einfach und schnell selber Online-Formulare zu erstellen.

Einige dieser Basiskomponenten sind bereits in der konkreten Planung, andere werden erst konzipiert. Im Anschluss bedarf es der erneuten Beschlussfassung im Stadtrat, um die notwendigen Gelder bereitzustellen.

Kennen, Wissen, Nutzen

E- Government soll nicht nur integraler und selbstverständlicher Bestandteil des Alltags der Bürger, sondern zum städtischen Selbstverständnis werden.

Neben der Entwicklung einer stadtweiten Strategie werden Vergleiche (Benchmarks) mit anderen Behörden und Trendanalysen durchgeführt. Interne Schulungen und Veranstaltungen sind Teil der Überzeugungsarbeit und sollen den Anstoß für eine Kulturveränderung geben.

Was nützen Services, wenn der Bürger sie nicht kennt, findet oder über ihren Nutzen weiß? Aufgabe der nächsten Jahre ist es, die neuen Dienste zu vermarkten. Werbekampagnen, Erklärvideos, nutzerorientierte Webseiten, Chat-Funktionen und Chat-Bots gehören genauso dazu wie Promotionaktionen im Bürgerbüro.

Das virtuelle Rathaus

Diese Maßnahmen und die oben genannten Ziele stehen ganz im Zeichen des „virtuellen Rathauses“. Bisher waren die Angebote der Stadtverwaltung München auf den jeweiligen Seiten der Referate und Eigenbetriebe zu finden. Zukünftig gibt es nur noch EIN zentrales „Eingangstor“ für die Zugriffe der Bürger auf die digitalen Services.

Virtuelles Rathaus als Zielbild des strategischen E-Governments

Virtuelles Rathaus als Zielbild des strategischen E-Governments

In der „Eingangshalle“ erhält der Bürger dann einen Gesamtüberblick über alle Leistungsangebote der Stadtverwaltung. Dies bedient eine Abkehr der bisherigen Struktur nach Zuständigkeiten. Eine Aufstellung meist genutzter Services, die Gliederung nach Lebenslagen und der aktive Hinweis auf Leistungen, die zum angefragten Service „passen“, ergänzen das Angebot.

Der Bürger findet zudem gesuchte Leistungen und Beratungsangebote leicht und schnell. Während der Nutzung von digitalen Anträgen kann er mit dem Support der Stadt München via Chat und Chatbot kommunizieren. Natürlich lassen sich kostenpflichtige Leistungen online bezahlen. Die Bearbeitung der Anträge innerhalb der Verwaltung erfolgt ebenfalls medienbruchfrei.

Die Verwaltungsleistungen sind überall, jederzeit und für jeden nutzbar. Im Falle einer Anmeldung erhält der Bürger personalisierte Angebote und Zugriff auf seinen Postkorb. Der Bearbeitungsstand bisheriger Anträge wird übersichtlich dargestellt.

Die transparente Stadtverwaltung

Neben dem E-Government hat der Stadtrat mit seiner Zustimmung zum Beschlussentwurf auch die Weichen im Sinne des Open Governments gestellt. Ziel ist es, Verwaltung und Stadtgesellschaft miteinander stärker zu verbinden. Das Motto lautet:

Wir arbeiten gemeinsam für unsere Stadt!

Dies bedingt eine bessere Nachvollziehbarkeit der Prozesse in Verwaltung und Politik, eine Erhöhung der Transparenz von Entscheidungen sowie das klare Bekenntnis, Daten offen anzubieten. Wie bei den neuen Basiskomponenten schon beschrieben, können Bürger Vorschläge bei der Verwaltung einreichen und werden zu Innovationswettbewerben eingeladen.

Der Stadtrat hat mit seiner Entscheidung ein klares Votum abgegeben und die notwendigen Mittel bereit gestellt. Damit ist ein erster, wichtiger Schritt auf dem Weg zu „Digitalen Hauptstadt“ getan.

Den kompletten Beschlusstext finden Sie hier. Mehr über das Projekt E- und Open-Government, zu den Veranstaltungen und Neuigkeiten erfahren Sie auf diesem Blog oder unter www.muenchen.de/eogovernment.

Team E- und Open-Government der Landeshauptstadt München

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