Durch Mitarbeiterbeteiligung vom Intranet zum Mitarbeiterportal

Das Intranet der Landeshauptstadt München hat sich seit mehr als zehn Jahren nicht groß verändert. Deshalb plant die Stadt nun, ein völlig neues Mitarbeiterportal aufzusetzen.

Zusammenarbeit statt reine Information

Attraktiver, strukturierter, informativer und moderner. Auf diese und ähnliche Wünsche der Beschäftigten reagiert die Stadt mit dem Projekt „Redesign Intranet“. Ein neues Mitarbeiterportal ist auch eine Antwort auf neue Arten der digitalen Informationsbeschaffung und Zusammenarbeit. Ziel ist es, einfachere Kommunikations- und schnellere Informationswege, eine leichtere Bedienung und ein zentrales Wissensmanagement zu schaffen.

Im Mittelpunkt stehen die Wünsche der Beschäftigten

Um zu erfahren, wie sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Intranet vorstellen, beschreitet die Stadt völlig neue Wege: Anstatt einer klassischen Befragung gibt es eine moderierte Mitarbeiterbeteiligung. Alle Beschäftigten können damit ihr neues Mitarbeiterportal interaktiv und unmittelbar mitgestalten. Sie sind dazu aufgerufen, ihre Ideen einzubringen, Vorschläge zu kommentieren und zu diskutieren. Unterstützung für das Projekt kommt von Oberbürgermeister Dieter Reiter persönlich.

Mitarbeiterbeteiligung im Projekt "Redesign Intranet"

Mitarbeiterbeteiligung im Projekt „Redesign Intranet“

 

Zur Umsetzung der Mitarbeiterbeteiligung hat sich die Stadt zur Zusammenarbeit mit der Berliner Firma Zebralog entschieden, die vielfältige Erfahrungen mit Mitarbeiterbeteiligungen auch auf kommunaler Ebene hat. Die Web-Applikation ist auf der Open-Source-Lösung Drupal realisiert. Nach einer Registrierung legen sich die Beschäftigten ein Profil an und haben dann die Möglichkeit, eigene Kommentare abzugeben, die Ideen anderer zu kommentieren und sich ein Logo und einen Namen für ihr neues Portal auszudenken. Sie können sich ausführlich über das Projekt informieren, in einer Mediathek Statements zu dem Projekt sehen, aktuelle Meldungen der Projektleitung lesen und einen Newsletter abonnieren.

Wie es weiter geht

Seit dem 27. Januar läuft die Mitarbeiterbeteiligung nun. „Wie wollen Sie in Zukunft innerhalb der Münchner Stadtverwaltung miteinander kommunizieren? Wie stellen Sie sich einen gemeinsamen Informationsfluss vor? Welche Werkzeuge brauchen Sie für Ihre tägliche Arbeit?“ Fragen wie diese beantworten die Beschäftigten seither und bereits nach kurzer Zeit sind anregende Diskussionen auf der Plattform entstanden und jede Menge guter Ideen eingegangen, wie eine gesamtstädtische Zusammenarbeit in Zukunft aussehen könnte.

Sechs Wochen lang wird die Mitarbeiterbeteiligung laufen. Und am Ende wird ein riesiger Pool von Anregungen stehen, die dann in ein Konzept fließen. Die Plattform bleibt auch nach Ende der Beteiligung online, damit die Beschäftigten weiterverfolgen können, wie ihre Vorschläge umgesetzt werden und wie sich daraus Schritt für Schritt ein zeitgemäßes Mitarbeiterportal für die Landeshauptstadt München entwickelt.

 

Ein Beitrag von Bettina Link, Stellvertretende Projektleiterin „Redesign Intranet“

Team E- und Open-Government der Landeshauptstadt München