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Konsolidierungserfolg durch die Open Office.org-Migration bei der Landeshauptstadt München

von Kirsten Böge am 23.02.12

Ziel erreicht: Makromigration erfolgreich abgeschlossen

Projekt LiMux: Die IT-Evolution geht weiter. Ein wichtiger Meilenstein im Münchner LiMux-Projekt wurde jetzt erreicht:

Als abschließende Stufe der Open Office – Migration wurden plangerecht die letzten, nicht durch ein Fachverfahren ersetzbaren Makroanwendungen erfolgreich auf zentral wartbare und qualitätsgesicherte Makro- bzw. Webanwendungen umgestellt. Ein geeigneter Zeitpunkt für eine kritische Betrachtung der im Laufe der OpenOffice Migration bei der Landeshauptstadt München erzielten Ergebnisse.

Zunächst die nüchternen Projekt-Fakten:

 In der Münchner Verwaltung sind aktuell (knapp) 10.000 Arbeitsplatzrechner auf das freie Betriebssystem Linux umgestellt
 Der weitaus größte Teil der Münchner PC-Arbeitsplätze ist ausschließlich mit einer quell-offenen Office-Suite ausgestattet, aktuell OpenOffice.org 3.2.1
 Das Open Document Format (ODF) ist das Standardformat im Bereich der Münchner Verwaltung
 Das selbst entwickelte Vorlagensystem WollMux stellt optimierte Lösungen für alle wesentlichen Text-Verwaltungsaufgaben bereit
 Aus zunächst insgesamt ca. 900 ungesteuert und undokumentiert produzierten Einzel-Makros ist ein geordnetes, dokumentiertes und qualitätsgesichertes Makrorepository mit zur Zeit 100 Makro-Fachanwendungen und 38 zentral gepflegten Webanwendungen entstanden
 Bei der Umstellung der Office-Vorlagen und -Formulare wurde insgesamt eine Konsolidierungsrate von ca. 40% erreicht
 Konsolidierungserfolge durch die OpenOffice.org Migration

Der Landeshauptstadt München bot sich durch die Migration der Bürosoftware die einmalige Chance, die vorhandenen Vorlagen, Formulare und Makros zu identifizieren, Redundanzen zu erkennen und Umstellungsalternativen abzuwägen. Es galt, die stets wachsende Anzahl gemeldeter umzustellender Makros, Vorlagenobjekte und Formulare (MVF) zu konsolidieren. Während erste Erhebungen die Verbreitung von knapp 7.000 MVFs zeigten, kam man in späteren Erhebungen zu der Erkenntnis, dass bei der Landeshauptstadt München wohl mindestens 21.000 solcher Office-Objekte zu finden waren. Sobald ein Migrationsbereich nämlich mit der Office-Umstellung begann, war regelmäßig ein Auftauchen von so genannten “U-Booten” zu beobachten. Dies waren weitere MVFs, die etwa aus Fachverfahren oder anderen Projektrandbereichen stammten. Unter diesen U-Booten vermuteten die mit der Migration befassten Spezialisten eine Vielzahl von überflüssigen Objekten, da Anwender-/innen MVFs über einen langen Zeitraum ungeprüft und ohne strategischen Rahmen selbst erstellen durften. Diese Erkenntnis bestärkte die Projektleitung in der Haltung, keine eins-zu-eins-Umstellung vorhandener Office-Objekte zu betreiben. Vielmehr sollte die Chance zur Konsolidierung konsequent genutzt werden.

Zur Bewältigung dieser Herausforderung wurden Beraterteams des auf Migrations-Unterstützung spezialisierten Münchner IT-Dienstleisters DBI hinzugezogen. Die Kompetenzen der externen Berater und der verwaltungsinternen Fachkräfte wurden in einer zentralen Kundenschnittstelle, dem erweiterten Office-Supportzentrum – kurz eOS – gebündelt, um gemeinsam die technische und organisatorische Office-Umstellung umzusetzen. Die wichtigsten Aufgaben des eOS waren die Steuerung und Koordinierung von Kundenanforderungen, die Unterstützung der internen Kunden bei großen umzustellenden MVF-Paketen, die beispielhafte Lösung spezifischer Probleme sowie die Anbindung von MVFs an Anwendungen von Drittherstellern. Die Reduktion der Makros, Formulare und Vorlagen erfolgte durch funktionale Konsolidierung, durch die Beseitigung von Duplikaten sowie durch den großflächigen Einsatz des Vorlagenverwaltungssystems WollMux. Allein durch dessen Funktion zum personenspezifischen Vorausfüllen von Briefköpfen konnten ca. 20% aller Makros eingespart werden.

Gemäß der Open Source – Philosophie, die nicht auf Abgrenzung, sondern auf das Teilen guter Lösungen setzt, ist die Münchner Verwaltung jetzt bestrebt, auch andere Kommunen und  Organisationen von den entwickelten Vorlagen und Makros profitieren zu lassen.

[Zum Auftrag des Projekts LiMux:

Der Stadtrat hat dem Projekt LiMux sechs zentrale Anliegen vorgegeben:

 Einheitliches linuxbasiertes Betriebssystem (LiMux Client)
 herstellerunabhängige Office-Lösung
 Migration der Fachverfahren auf webbasierte Lösungen (offene Plattform)
 Konsolidierung der PC-Standard-Anwendungen
 Konsolidierung und Migration von MS-Office Makros, Vorlagen und Formularen
 Einführung von Systemmanagement-Lösungen (Standardisierung)]

Permalink http://www.it-muenchen-blog.de/?p=733

7 Kommentare
  1. Herzlichen Glückwunsch zu diesem wichtigen Meilenstein!
    Nach Auftauchen von 1000en von kleinen “U-Booten” hat man den richtigen Weg eingeschlagen.
    Auch wenn es dann Benutzer gibt, die ihre geliebten Macros und Vorlagen gegen andere eintauschen müssen.

    Go ahead!

  2. Matthias Permalink

    Man muß nur wollen dann funktioniert alles. Es heißt nicht umsonst das viele IT Projekte am mangelnden Willen und auch Desintersse scheitern. Auch wenns nicht Deutschland ist Wien ist dafür ein Beispiel.

  3. Heinz Permalink

    An der Migration von Windows zu Linux sind viele Gemeinden gescheitert weil Sie nicht das richtige Konzept hatten.
    Hier glänzt München durch eine hervorragende EDV-Abteilung und
    durch die Unterstützung der politischen Führung, die konsequent ihren Weg geht.

    Weiter so!

  4. “Alle sagten es geht nicht, dann kam München und es fuktionierte”…… bin stolz auf meine Hauptstadt….

  5. wie sagt man so schön!? “Go for it!”

  6. Christian Permalink

    Komisch nur, dass niemand darüber spricht, wieviel das gekostet hat und noch kosten wird. Von wegen tolle interne IT, da haben doch IBM&Co. kräftig abgesahnt. Immerhin bastelt man ja jetzt seit einigen Jahren rum. Die Begeisterung der User hält sich jedenfalls weitgehend in Grenzen, wie sie mir sagen.

    Da hat der weihrauchumwehte Herr Ude mit seinem rot-grün-karierten Filz jedenfalls sicher wieder sinnlos einige Milliönchen verpulvert, so wie er das ja auch im Bau- und Immobilienbereich gerne macht.

  7. Herbert Permalink

    Sehr Schön ! So viele Gemeinden haben immer noch massive Probleme mit den Eigenarten von Windows und Word , das muß endlich mal bereinigt werden .
    Linux kostet Millionen und Windows kostet Milliarden !

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